E-Rechnung Pflicht 2025: Was Unternehmen jetzt vorbereiten müssen

Die E-Rechnung ist kein Zukunftsthema mehr. Seit 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Bereich damit rechnen, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen, zu prüfen und aufzubewahren. Wer E-Rechnungen weiterhin wie normale PDF-Anhänge behandelt, übersieht schnell den entscheidenden Punkt: Maßgeblich sind die strukturierten Rechnungsdaten.

Kurzantwort

Eine E-Rechnung ist seit 2025 nur dann eine E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Ein einfaches PDF per E-Mail ist seitdem keine E-Rechnung im neuen umsatzsteuerlichen Sinn, sondern eine sonstige Rechnung.

Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für die Pflicht zur Ausstellung gelten Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller unter bestimmten Voraussetzungen noch sonstige Rechnungen verwenden. Bei Rechnungsausstellern mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit bis Ende 2027. Spätestens danach wird die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich zum Regelprozess.

Fachlicher Hintergrund

Die rechtliche Grundlage steht in § 14 UStG. Danach kann eine Rechnung als elektronische Rechnung oder als sonstige Rechnung übermittelt werden. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das unterscheidet sie von einer PDF-Datei, einem Scan oder einem Bild, auch wenn diese Dateien elektronisch versendet werden.

Entscheidend ist nicht der Versandweg, sondern das Format. Eine Rechnung kann per E-Mail, über ein Portal, über eine Schnittstelle oder auf anderem elektronischem Weg empfangen werden. Zur E-Rechnung wird sie aber nur, wenn der strukturierte Teil die erforderlichen Rechnungsangaben enthält und maschinell verarbeitet werden kann.

Nach der BMF-Einordnung erfüllen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen, wenn die jeweils relevanten Profile genutzt werden. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD gibt es zusätzlich eine menschenlesbare Ansicht. Trotzdem bleibt der strukturierte Datenteil der fachlich führende Teil, wenn es auf die elektronische Rechnung ankommt.

Damit verschiebt sich der Schwerpunkt im Rechnungswesen. Früher konnte der Prozess oft auf Sichtprüfung einer PDF-Rechnung beruhen. Heute müssen Unternehmen wissen, ob die Datei überhaupt eine E-Rechnung ist, ob die Pflichtangaben im strukturierten Teil enthalten sind und wie diese Daten in Buchhaltung, Prüfung und Aufbewahrung übernommen werden.

Wichtig ist außerdem die Trennung zwischen E-Rechnung, sonstiger elektronischer Rechnung und bloßer Übermittlung auf elektronischem Weg. Ein Scan, ein Foto, ein klassisches PDF oder ein Download aus einem Portal können zwar elektronisch ankommen, erfüllen aber nicht automatisch die Anforderungen an eine E-Rechnung. Für die Organisation bedeutet das: Der Rechnungseingang muss nicht nur Dateien sammeln, sondern die Art des Rechnungstyps erkennen.

Das Praxisproblem

In vielen Unternehmen kommen Rechnungen über unterschiedliche Wege an: E-Mail-Postfächer, Lieferantenportale, persönliche Ansprechpartner, Projektordner oder Steuerberaterportale. Solange eine Rechnung als PDF lesbar war, konnte sie oft manuell geprüft und abgelegt werden. Bei E-Rechnungen reicht diese Gewohnheit nicht mehr.

Eine XRechnung sieht für den Menschen ohne Viewer nicht wie eine klassische Rechnung aus. Eine ZUGFeRD-Datei kann zwar eine PDF-Ansicht enthalten, rechtlich und fachlich kommt es aber auf den strukturierten Teil an. Wenn dieser nicht gelesen, geprüft oder gespeichert wird, entsteht ein blinder Fleck im Prozess.

Besonders anfällig sind Unternehmen, die keinen festen Rechnungseingang definiert haben. Dann landen E-Rechnungen in allgemeinen Postfächern, privaten E-Mail-Accounts oder Portalen einzelner Lieferanten. Der technische Empfang mag funktionieren, aber die operative Verarbeitung bleibt unklar: Wer prüft die Rechnung? Wer liest die strukturierten Daten aus? Wer erkennt Fehler? Wer sorgt dafür, dass die Originaldaten aufbewahrt werden?

Welche Folgen Versäumnisse haben können

Ein einzelner organisatorischer Fehler bedeutet nicht automatisch, dass eine Rechnung steuerlich unwirksam ist. Trotzdem können ungeklärte E-Rechnungsprozesse schnell spürbare Folgen haben. Rechnungen bleiben unbearbeitet, Zahlungsfristen laufen weiter, Skonti gehen verloren oder die Buchhaltung muss kurz vor dem Monatsabschluss nacharbeiten.

Steuerlich kritisch wird es, wenn Pflichtangaben fehlen, strukturierte Daten nicht auswertbar sind oder die Rechnung nicht nachvollziehbar dem Geschäftsvorgang zugeordnet werden kann. Für den Vorsteuerabzug und die Buchhaltung zählt nicht nur, dass irgendwo eine Datei vorhanden ist. Die Rechnung muss fachlich prüfbar, vollständig, lesbar darstellbar und ordnungsgemäß aufbewahrt sein.

Auch die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung wird schwieriger, wenn Rechnungen ungeordnet oder nur teilweise weitergegeben werden. Statt strukturierter Daten erhält die Kanzlei dann Screenshots, PDF-Ansichten oder unklare Dateisammlungen. Das kostet Zeit und erhöht das Risiko, dass Rückfragen erst entstehen, wenn der Vorgang eigentlich längst erledigt sein müsste.

Fristen, Unterlagen und Zuständigkeiten

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang genügt nach der BMF-FAQ bereits ein E-Mail-Postfach. Praktisch reicht ein Postfach allein aber nur als Mindestvoraussetzung. Unternehmen brauchen zusätzlich einen Ablauf, der eingehende E-Rechnungen erkennt, sichtbar macht, prüft, zuordnet und speichert.

Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen. Vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller noch sonstige Rechnungen verwenden, etwa Papier oder mit Zustimmung des Empfängers PDF-Rechnungen. Hat der Rechnungsaussteller im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro Umsatz erzielt, verlängert sich diese Möglichkeit bis zum 31. Dezember 2027. Danach ist bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich die E-Rechnung zu verwenden.

Unabhängig von der technischen Form bleibt die Rechnungsausstellung selbst ein fristgebundener Vorgang. § 14 UStG sieht für bestimmte Leistungen an Unternehmer oder juristische Personen eine Rechnungsausstellung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung vor, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift. Die E-Rechnung ändert also nicht nur das Dateiformat, sondern zwingt Unternehmen dazu, Rechnungserstellung, Versand, Prüfung und Archivierung zeitlich sauber zu organisieren.

Aufbewahrt werden müssen Rechnungen grundsätzlich acht Jahre. Bei E-Rechnungen ist mindestens der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er in seiner ursprünglichen Form unversehrt vorliegt. Eine reine PDF-Ansicht oder ein Ausdruck genügt für diesen Zweck nicht, wenn dadurch der strukturierte Originalteil verloren geht. Zuständig ist organisatorisch meist die Geschäftsführung, praktisch häufig Buchhaltung, Verwaltung oder Steuerberatung. Wichtig ist, dass die Verantwortung nicht zwischen IT, Buchhaltung und Geschäftsführung liegen bleibt.

Was Unternehmer jetzt tun sollten

Unternehmer sollten zunächst prüfen, wo Rechnungen heute eingehen. Dazu gehören zentrale E-Mail-Adressen, persönliche Postfächer, Lieferantenportale, Warenwirtschaft, Onlinebanking, Projektplattformen und Steuerberaterzugänge. Danach sollte festgelegt werden, welcher Eingang für E-Rechnungen verbindlich ist.

Als zweiter Schritt braucht jedes Unternehmen eine einfache Unterscheidung: echte E-Rechnung, sonstige elektronische Rechnung, Papierrechnung, fehlerhafte Datei oder unklarer Eingang. Diese Unterscheidung ist wichtig, weil sich daraus unterschiedliche Prüf- und Aufbewahrungsschritte ergeben.

Drittens sollten E-Rechnungen nicht nur gespeichert, sondern fachlich geprüft werden. Dazu gehören Rechnungsaussteller, Leistungsempfänger, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Bei strukturierten Rechnungen muss diese Prüfung auf den Daten beruhen, die im strukturierten Teil enthalten sind.

Schritt-für-Schritt-Ablauf

1. Rechnungseingang festlegen. Ein zentraler Eingang verhindert, dass E-Rechnungen in privaten oder ungeprüften Postfächern verschwinden.
2. Dateityp erkennen. PDF, XRechnung, ZUGFeRD oder anderes Format müssen sauber unterschieden werden.
3. E-Rechnung sichtbar machen. Strukturierte Daten müssen für die fachliche Prüfung lesbar dargestellt werden.
4. Pflichtangaben prüfen. Die für die Rechnung relevanten Angaben müssen im strukturierten Teil vorhanden und plausibel sein.
5. Vorgang zuordnen. Rechnung, Bestellung, Lieferung, Zahlung, Kostenstelle oder Projekt sollten zusammengeführt werden.
6. Offene Punkte klären. Fehlerhafte, unklare oder doppelte Rechnungen sollten nicht ungeprüft in die Buchhaltung laufen.
7. Originaldaten aufbewahren. Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss unverändert und auffindbar gespeichert bleiben.

Typische Fehler

• PDF-Rechnungen werden automatisch als E-Rechnungen behandelt.
• Der strukturierte Teil einer ZUGFeRD-Rechnung wird nicht geprüft.
• XRechnungen werden gespeichert, aber nicht lesbar dargestellt.
• Rechnungseingänge liegen in mehreren privaten Postfächern.
• Lieferantenportale werden nicht regelmäßig kontrolliert.
• Fehlerhafte Rechnungsdaten werden nicht als Aufgabe markiert.
• Die Originaldatei wird verändert oder nur als Ausdruck abgelegt.
• Es gibt keine klare Zuständigkeit zwischen Geschäftsführung, Buchhaltung und Steuerberatung.

Wie novaKlarwerk den Ablauf vereinfacht

Wenn der fachliche Prozess steht, kann novaKlarwerk daraus einen klaren Arbeitsablauf machen: Rechnung empfangen, Datei erkennen, Daten auslesen, Angaben prüfen, Vorgang zuordnen und offene Punkte als Aufgabe markieren.

Eine E-Rechnung wird dadurch nicht nur abgelegt. Sie wird in einen prüfbaren Vorgang eingebunden. novaKlarwerk kann helfen, Rechnungsdaten sichtbar zu machen, Zuständigkeiten zu klären und die Verbindung zu Beleg, Buchung, Zahlung oder Frist herzustellen. Das ist besonders wertvoll, wenn Rechnungen aus mehreren Quellen kommen und nicht jeder Eingang sofort eindeutig ist.

So entsteht aus einer technischen Pflicht ein beherrschbarer Prozess: E-Rechnung erkannt, Daten geprüft, Nachweis gespeichert, Aufgabe erledigt. Wenn Angaben fehlen oder ein Format nicht passt, bleibt der Vorgang nicht unsichtbar liegen, sondern wird zur Aufgabe für die zuständige Person.

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Weiterführende Quellen

• BMF – Fragen und Antworten zur E-Rechnung
• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen